“Bật mí” 9 cách giao tiếp với khách hàng hiệu quả, chuyên nghiệp

Giao tiếp tốt là một trong những yếu tố then chốt quyết định chiến lược kinh doanh mà bạn đang thực hiện có thu hút, thuyết phục được khách hàng hay không. Công việc này yêu cầu bạn phải thông minh, khéo léo xử lý được mọi tình huống có thể xảy ra. Vậy, thế nào là cách giao tiếp với khách hàng hiệu quả? Trong giao tiếp với khách hàng cần chú ý những quy tắc gì? Cùng camly Academy khám phá trong bài viết sau!

9 cách giao tiếp với khách hàng hiệu quả trong kinh doanh

Trong kinh doanh, việc nắm lòng những cách giao tiếp với khách hàng hiệu quả là một ưu điểm lớn mà bạn cần phải có để mở rộng mối quan hệ giữa doanh nghiệp và khách hàng. kỹ năng này giúp cho việc phát triển chiến lược, dự án của bạn trở nên dễ dàng. Một số cách giao tiếp với khách hàng hiệu quả trong kinh doanh mà bạn có thể áp dụng là:

Thái độ thân thiện

Đối với khách hàng, thái độ của nhân viên cũng là một yếu tố quyết định đến hành vi mua của họ. Nhân viên có thái độ phục vụ chuyên nghiệp, tận tình và luôn niềm nở sẽ mang đến cho họ cảm giác được quan tâm và thoải mái. Do đó, hãy luôn giữ cho mình thói quen vui vẻ, thân thiện khi ứng xử với khách hàng trong giao tiếp.

Nói “không” đúng cách

Trong một số trường hợp, bạn phải biết nói “không” đúng thời điểm. Thay vì nói “không” bằng một thái độ thiếu niềm nở, bạn nên diễn đạt cùng những lời lẽ tích cực để câu chuyện không bị gò bó.

Cách bạn diễn đạt, thể hiện suy nghĩ của mình như thế nào sẽ tạo nên sự thay đổi lớn trong giao tiếp với khách hàng, đặc biệt là trong những lần đầu gặp mặt.

Chủ động lắng nghe

Luôn chủ động lắng nghe là một yếu tố thật sự cần thiết mà một nhân viên chăm sóc khách hàng cần phải có. Bạn có thể tập trung lắng nghe lời của khách hàng nói, cô đọng lại những nội dung chính mà họ trình bày và lựa chọn câu trả lời mang tính tích cực để trả lời. 

cach-giao-tiep-voi-khach-hang-hieu-qua

Đừng ngắt lời người khác, hãy ghi chú lại những nội dung quan trọng mà bạn nghĩ nó cần thiết, lắng nghe nhu cầu của khách hàng, nguyện vọng của họ để đưa ra những lời khuyên chân thành. Điều này sẽ giúp bạn tạo mối quan hệ thân thiết với khách hàng và cho họ cảm giác đã lựa chọn đúng nơi cần đến.

Đảm bảo tính nhất quán

Tính nhất quán trong giao tiếp cũng nên được trau dồi một cách hoàn chỉnh. Trong quá trình gặp gỡ, giới thiệu về sản phẩm/dịch vụ của mình đến khách hàng, hãy tỏ rõ sự thiện chí của bạn. Bạn nên nhấn mạnh đến giá trị của thương hiệu và sản phẩm mà công ty muốn giới thiệu đến cho khách hàng.

Đặc biệt, hãy đảm bảo rằng những đồng nghiệp của bạn cũng có một sự nhất quán trong thái độ phục vụ với khách hàng, ưu tiên nhu cầu của khách hàng và đặt giá trị thương hiệu của doanh nghiệp lên trên cùng.

Điều chỉnh phong cách giao tiếp với khách hàng

Linh hoạt trong phong cách giao tiếp với khách hàng giúp bạn thuyết phục được họ một cách hiệu quả hơn. Hãy xem xét về cách nói chuyện của khách hàng và ứng xử phù hợp với từng ngữ cảnh.

Với những khách hàng nghiêm túc, hãy sử dụng lối giao tiếp trang trọng. Ngược lại, nếu khách hàng là một người hóm hỉnh, hãy sử dụng lối giao tiếp vui vẻ, khen ngợi để tạo cho họ cảm giác thoải mái. 

Rõ ràng và súc tích

Trình bày, giải đáp rõ ràng súc tích là một cách giao tiếp thông minh trong kinh doanh. Hãy đi thẳng vào vấn đề khi giao tiếp với khách hàng, điều này sẽ giúp họ hiểu được những gì bạn đang đề xuất.

Luôn nói cảm ơn

Một trong những cách giao tiếp với khách hàng hiệu quả là luôn nói lời cảm ơn. Tưởng chừng cùng đơn giản, nhỏ nhặt nhưng lời cảm ơn lại mang đến ấn tượng tốt trong lòng khách hàng về thái độ làm việc của doanh nghiệp. 

Đặt câu hỏi khi cần thiết

Đặt câu hỏi khi cần thiết khiến khách hàng cảm thấy rằng bạn đang quan tâm đến họ, đến nhu cầu cũng như nguyện vọng mà họ đang nói đến. Điều này sẽ giúp bạn thuyết phục khách hàng một cách dễ dàng hơn, ảnh hưởng trực tiếp đến hành vi mua của họ.

Chú ý biểu cảm và ngôn ngữ cơ thể

cach-giao-tiep-voi-khach-hang-hieu-qua

Khi trò chuyện trực tiếp với khách hàng, biểu cảm và ngôn ngữ cơ thể (body language) cũng góp phần thúc đẩy việc giao tiếp của bạn trở nên hiệu quả. Ví dụ như tư thế mà bạn giao tiếp như thế nào, cử chỉ tay, ánh mắt, nét mặt ra sao. Biểu cảm càng có sự vui tươi, nhiệt tình sẽ càng thu hút ấn tượng của khách hàng và tạo cho họ sự thân thuộc như hai người bạn.

Quy tắc vàng khi giao tiếp với khách hàng qua điện thoại

Ngoài việc giao tiếp với khách hàng trực tiếp, kỹ năng giao tiếp với khách hàng thông qua điện thoại cũng cần phát huy và rèn luyện một cách đúng đắn. Bạn cần nắm vững những quy tắc sau đây để cuộc trò chuyện giữa bạn và khách hàng thêm sự tin tưởng và mang tính thuyết phục.

Giữ giọng điệu giao tiếp tích cực

Khi trả lời những câu hỏi của khách hàng, hãy trình bày bằng giọng điệu nhẹ nhàng, tư vấn một cách tận tâm, tích cực. Bạn hãy thể hiện sự quan tâm của mình bằng cách hỏi thăm vấn đề họ đang gặp phải là gì? Họ có muốn bạn đưa ra lời khuyên hay giải thích gì không? Xuyên suốt cuộc trò chuyện, bạn nên giữ đúng một giọng điệu giao tiếp tích cực để tạo bầu không khí không quá khô khan và gò bó.

Hãy cố gắng nói to, rõ ràng và mạch lạc những nội dung chủ chốt gửi đến khách hàng. Bạn không nên sử dụng những từ lóng gây khó hiểu, đồng thời kiểm soát giọng nói của mình một cách hợp lý xen lẫn mỉm cười để tạo thiện cảm với khách hàng.

Chân thành khi giao tiếp qua điện thoại

Khi bắt đầu cuộc trò chuyện với khách hàng, hãy mở đầu bằng lời chào chân thành kèm theo giọng nói thể hiện sự sẵn sàng lắng nghe, chia sẻ. Bạn nên đưa ra cách giải quyết vấn đề khác nhau, tùy vào từng trường hợp của khách hàng thay vì sử dụng một khuôn mẫu chung.

Ngoài ra, hãy sử dụng những từ ngữ tích cực để cuộc trò chuyện không quá căng thẳng. Điều này sẽ giúp cho khách hàng hài lòng về chất lượng tư vấn và cảm thấy vấn đề được giải quyết một cách hoàn chỉnh.

Gọi khách hàng bằng tên

cach-giao-tiep-voi-khach-hang-hieu-qua

Trong giao tiếp với khách hàng, hãy lưu lại những thông tin cá nhân của họ như tên, tuổi để dễ dàng tư vấn, giải đáp. Hãy khôn khéo trong cách sử dụng tên của khách hàng và gọi tên của họ một cách tự nhiên trong suốt cuộc hội thoại.

Tạo cảm giác hài lòng đối với khách hàng

Sau khi trình bày, truyền tải những thông điệp cần gửi gắm đến khách hàng, trước khi kết thúc cuộc trò chuyện, hãy hỏi lại một lần nữa rằng họ có cần hỗ trợ thêm gì không. 

Ngoài ra, hãy cung cấp thêm cho khách hàng những thông tin bổ ích dành cho họ trong tương lai. Hành động này sẽ khiến cho khách hàng cảm thấy hài lòng đối với phong cách làm việc chuyên nghiệp của bạn, giúp hình ảnh công ty trở nên tốt đẹp hơn trong mắt người tiêu dùng. 

Tham khảo 3 tình huống thuyết phục và “xoa dịu” khách hàng trong thực tế

Tình huống khách hàng băn khoăn về giá

Trong tình huống này, bạn nên hỏi về lý do mà khách hàng băn khoăn, xem thử họ có đang so sánh sản phẩm của bạn với những cửa hàng khác hay không? Họ có đang thấy sự chênh lệch giữa giá cả và chất lượng không? Tiếp theo, hãy đưa ra những giải đáp của mình để thuyết phục khách hàng tại sao họ cần có nó trong giỏ hàng. 

Hãy tỏ ra đồng cảm với ý kiến của khách hàng, phân tích những lý do vì sao sản phẩm đó lại có giá thành như vậy. Bạn nên nhấn mạnh vào đặc điểm nổi bật và tính năng mà sản phẩm mang lại cho người sử dụng. Việc này sẽ giúp bạn thuyết phục được khách hàng, tác động đến quyết định mua của họ.

Tình huống gặp khách hàng nóng tính

Những vị khách khó tính luôn là thử thách dành cho bạn để luyện tập kỹ năng giao tiếp của mình trở nên thành thạo. 

cach-giao-tiep-voi-khach-hang-hieu-qua-trong-thuc-te

Ví dụ, một vị khách mua sản phẩm của bạn, sau đó lại nổi nóng và tỏ ra không thích thú với sản phẩm, gây ồn ào, thậm chí là nặng lời với bạn. Trong trường hợp này, việc đầu tiên bạn cần làm chính là bình tĩnh và lắng nghe những lý do khiến họ không hài lòng. 

Khi tìm hiểu và giải thích tất cả các nguyên nhân một cách rõ ràng, bạn hãy thể hiện sự chân thành xin lỗi về trải nghiệm không tốt của khách hàng. Tiếp đó, bạn nên giải trình khéo léo và lịch sự cho khách hàng hiểu, đồng thời đề nghị cùng họ tìm phương hướng giải quyết. Ngoài ra, bạn đừng quên kiểm tra xem họ có hài lòng với cách xử lý vấn đề này hay chưa. 

Tình huống khách hàng đòi đổi trả sản phẩm hoặc bồi thường

Khách hàng đòi đổi trả sản phẩm hay yêu cầu bồi thường là vấn đề thường gặp mà nhân viên chăm sóc khách hàng cần phải biết cách xử lý một cách trôi chảy và phù hợp. 

Ví dụ, khách hàng mua một bộ áo quần từ cửa hàng của bạn, sau khi sử dụng được một ngày, họ yêu cầu đổi trả sản phẩm. Đầu tiên, bạn nên lắng nghe lý do họ muốn đổi trả là gì, sau đó làm rõ nguyên nhân là do phía khách hàng hay từ chính cửa hàng của mình.

  • Nếu là lỗi của cửa hàng: Ngay lập tức xin lỗi khách hàng về sự cố này và chấp nhận đổi trả. Đồng thời, bạn nên đưa ra lời cam kết sẽ không có trường hợp nào tương tự sẽ xảy ra và cảm ơn khách hàng.
  • Nếu là lỗi của khách: Giải thích một cách lịch sự để họ hiểu về vấn đề, đưa ra các bằng chứng xác thực để thuyết phục họ. Đồng thời, bạn đừng quên gửi lời cảm ơn và giới thiệu đến họ những sản phẩm khác (nếu có). 

Lời kết

Giao tiếp là một kỹ năng quan trọng trong kinh doanh mà mỗi một cá nhân, doanh nghiệp cần hiểu rõ và thể hiện linh hoạt trong từng trường hợp. Đặc biệt, để trau dồi kỹ năng này, bạn có thể tìm hiểu cách giao tiếp với khách hàng hiệu quả tại các khóa học trực tuyến miễn phí của Camly Academy.

khoa-hoc-cach-giao-tiep-voi-khach-hang-hieu-qua

Camly Academy là nền tảng giáo dục thuộc hệ sinh thái Camly Group, là nơi cung cấp những khóa học phát triển bản thân, bao gồm cách giao tiếp với khách hàng hiệu quả mà bạn đang tìm kiếm. Tại đây, bạn sẽ được trải nghiệm hình thức livestream trực tuyến và gamification, giúp học viên dễ dàng trao đổi và hứng thú hơn trong quá trình học tập. Tất cả giáo trình đều được biên soạn bởi đội ngũ giảng viên hàng đầu, yên tâm về chất lượng kiến thức và kỹ năng nhận được. Ngoài ra, bạn còn có cơ hội tham gia vào cộng đồng “triệu phú đô-la”, học hỏi kinh nghiệm và tư duy sáng tạo từ những người đi trước.

Đặc biệt, sau khi hoàn thành khóa học, bạn sẽ được cấp chứng chỉ, tạo điều kiện phát triển nghề nghiệp và thu thập trong tương lai. Chính vì vậy, đừng bỏ lỡ cơ hội tuyệt vời này để trang bị cho mình những kỹ năng mềm bổ ích và phát triển bản thân toàn diện. Truy cập các khoá học tại Camly Academy để nâng thành công hơn trong công việc và cuộc sống ngay hôm nay!

Nguồn: “Bật mí” 9 cách giao tiếp với khách hàng hiệu quả, chuyên nghiệp